ผมเชื่อว่ามีหลายคนที่ไม่ได้เก่งในเรื่องของตัวเลข แต่ต้องทำงานกับตัวเลข อาทิ บวกลบเลข เปลี่ยนจากตัวเลขเป็นตัวอักษร ซึ่งโอกาสผิดพลาดจากความเหนื่อยล้ามีมาก วันนี้ผมจึงพยายามนำแนวคิดของระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อลดความผิดพลาดอันเกิดจากตัวมนุษย์
ในที่นี้ผมจะพูดถึงสูตรของ Microsoft Excel ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านนั้นสามารถทำงานกับตัวเลขได้อย่างมืออาชีพโดยไม่จำเป็นจะต้องเป็นคนที่เก่งเลขแต่อย่างใด
1. บวกลบเลข
บวกลบเลขในที่นี้เราจะใช้สูตร SUM เป็นหลัก ร่วมกับการใช้เครื่องหมายเท่ากับเครื่องหมายบวกเครื่องหมายลบแล้วแต่กรณี
2. เปลี่ยนจากตัวเลขเป็นตัวอักษร
เมื่อได้จำนวนเงินแล้วเราจะเปลี่ยนตัวเลขเป็นตัวอักษร โดยใช้สูตร BAHTTEXT
เอาละ มาเริ่มกันเลย
สมมุติว่า มีหน่วยงานหนึ่ง ใช้เงินจำนวน 5 โครงการโดยที่แต่ละโครงการมีงบประมาณ ดังนี้
โครงการที่ 1 123454 บาท
โครงการที่ 2 896564 บาท
โครงการที่ 3 123579 บาท
โครงการที่ 4 789545 บาท
โครงการที่ 5 256438 บาท
เราจะบวกในเครื่องคิดเลขอยู่ 2 ครั้ง
ครั้งแรกเป็นการบวกเพื่อดูผลรวม ครั้งที่ 2 เป็นการตรวจทาน
การทำแบบนั้นเป็นเรื่องดีนะครับ แต่ยังไม่ดีพอสำหรับกรณีที่หากโครงการใดโครงการหนึ่งมีการเปลี่ยนแปลงตัวเลขงบประมาณ ก็จะทำให้เราจะต้องเริ่มบวกตัวเลขตั้งแต่ต้นใหม่อีกครั้งหนึ่งซึ่งเป็นการทำให้ผู้ปฏิบัติงานนั้นมีความเหนื่อยล้ามากโอกาสผิดจึงมีสูงตามไปด้วยฉะนั้นเราจึงต้องใช้สูตร sum ของ Microsoft Excel นะครับ
เมื่อได้ตัวเลขมาแล้วเราจะใช้สูตร BAHTTEXT เพื่อเปลี่ยนจากตัวเลขเป็นตัวอักษร
เนื้อหาก็มีเท่านี้นะครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ได้เก่งเลขแต่จำเป็นจะต้องมาทำงานกับตัวเลขนะครับ