วันก่อนมีน้องๆ ขอให้ผมสอนใช้ Google Drive ผมจึงเขียนหลักสูตร Google Drive สอนใช้งานขั้นพื้นฐาน นี้ขึ้นมา และขอนำมาแชร์ให้ทุกคนได้อ่านกัน

จุดประสงค์

เพื่อใช้ Google Drive ในการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ทำงานที่รวดเร็วขึ้น ถูกต้องกว่าเดิม

เนื้อหา

ทำความรู้จักกับผลิตภัณฑ์ของ Google drive

• Google Docs: เปรียบเหมือนไมโครซอฟต์เวิร์ด
• Google Sheets: เปรียบเหมือนไมโครซอฟต์เอ็กเซล
• Google Slides: เปรียบเหมือนไมโครซอฟต์พาวเวอร์พ้อยท์
• Google Form: เอาไว้ทำแบบสำรวจ
• Google Drawing: เอาไว้วาดรูปไดอะแกรม
• Google My Map: เอาไว้แชร์แผนที่
• Google Sites: เอาไว้ทำเว็บไซต์

ตามที่ได้อธิบายไปแล้วข้างต้น จะพบว่า Google drive นั้นถูกสร้างมาแข่งขันกับ Microsoft Office แต่ที่เจ๋งไปกว่านั้นก็คือ Google Drive อนุญาตให้เราใช้งานผ่านการ ร่วมมือกัน เพื่อให้งานสำเร็จรวดเร็วและถูกต้อง

ก่อนที่จะใช้งาน Google drive

ผู้ใช้งานจำเป็นต้องมี Gmail account เสียก่อน โดยสมัครที่

1. www.gmail.com
2. More options
3. Create account

การสร้างไฟล์

การสร้างไฟล์นั้นมีขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่ www.drive.google.com เพื่อทำการ Login
2. กดที่ New ที่มุมซ้ายบน
3. เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการสร้าง เช่น Google Docs, Google Sheets, เป็นต้น
4. การสร้างไฟล์แต่ละประเภทนั้น สามารถเลือกได้ 2 แบบ

1. 1. Blank: สร้างเป็นกระดาษเปล่า
   2. Choose from Template: สร้างจาก Template ที่มีอยู่แล้ว เพื่อให้ผู้ใช้งานทำงานได้รวดเร็วและสวยงาม

การแชร์

การแชร์นี้เป็นหัวใจของ Google Drive ก็ว่าได้ เพราะ Google Drive จะอนุญาตให้เราทำงานร่วมกันในเวลาเดียวกันแล้ว ซึ่งเป็นนับว่าเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราทำงานเสร็จได้อย่างรวดเร็วโดยอาศัยการทำงานเป็นทีม

ขั้นตอนการแชร์มีดังนี้

แชร์ผ่านอีเมล: เจ้าของเอกสารรู้ที่อยู่อีเมลของผู้รับ

1. กดที่ Share มุมขวาบน
2. หัวข้อ People ให้กรอกอีเมลบุคคลที่เราอยากให้เข้าถึงเอกสารชิ้นนี้

1. ก่อนแชร์ เราสามารถเลือกกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารโดยกดที่เครื่องหมายดินสอดังนี้
   1. Can edit: ผู้รับเอกสารสามารถแก้ไขชิ้นงานได้
   2. Can comment: ผู้รับเอกสารสามารถคอมเม้นท์ ติชมได้
   3. Can view: ผู้รับเอกสารสามารถดูได้อย่างเดียวเท่านั้น

ส่งผ่านลิ้งค์: กรณีนี้เหมาะสมอย่างยิ่งกับการที่เจ้าของเอกสารไม่รู้ที่อยู่อีเมลของผู้รับเอกสาร จึงส่งในรูปแบบของลิ้งค์แทน โดยที่ขั้นตอนมีดังนี้

1. กดที่ Share มุมขวาบน
2. เลือกตัวเลือกหลังคำว่า Anyone with the link …

1. ก่อนแชร์ เราสามารถเลือกกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารดังนี้

1. 1. Can edit: ผู้รับเอกสารสามารถแก้ไขชิ้นงานได้
   2. Can comment: ผู้รับเอกสารสามารถคอมเม้นท์ ติชมได้
   3. Can view: ผู้รับเอกสารสามารถดูได้อย่างเดียวเท่านั้น
2. หลังจากนั้นกด Copy link
3. ส่ง ลิงค์ไปยัง ปลายทาง เช่น LINE, Facebook, เป็นต้น

การคอมเม้นท์

การคอมเม้นท์เรียกได้ว่าเป็นพระรองของ Google Drive สำคัญใกล้เคียงกับการแชร์ นั้นเพราะว่าอนุญาตให้ผู้ใช้งานเปิดรับคำติชมจากเพื่อนๆในทีม เพื่อให้งานออกมามีคุณภาพ

การคอมเม้นท์งานนั้นจะแชร์เอกสารก่อนหรือหลังคอมเม้นท์ก็ได้ โดยที่ขั้นตอนมีดังนี้

1. ใช้เม้าส์ลาก บริเวณข้อความหรือรูปภาพ ที่ต้องการให้เพื่อนในทีมคอมเม้นท์ หรือ ต้องการคำแนะนำจากทีม
2. คลิ๊กขวา หรือ มองหาเครื่องหมายกล่องข้อความบริเวณขวามือของหน้ากระดาษ

1. จะพบว่าจะเห็นกล่องข้อความขนาดใหญ่พร้อมชื่ออีเมล
2. กรอกข้อความและให้ใส่เครื่องหมาย @ และใส่อีเมลของผู้รับ
   1. ถามเฉยๆ: ไม่ต้องติ๊กคำว่า assign to you
   2. มอบหมายงาน: ติ๊กคำว่า assign to you
3. เมื่อกด Comment แล้ว จะมีอีเมลแจ้งไปยังอีเมลผู้รับเพื่อเข้ามาแก้ไขชิ้นงานนั้นๆ
4. เมื่อข้อสงสัยนี้เสร็จสิ้น ให้กดคำว่า Resolve หรือ Mark as done (ในกรณี มอบหมายงาน: ติ๊กคำว่า assign to you)

การดาวน์โหลดไฟล์

เมื่องานสำเร็จลุล่วงแล้ว สามารถทำการดาวน์โหลดมาเพื่อทำงานต่อในหลากหลายฟอร์แมต ในโดยปกติแล้ว เราจะดาวน์โหลดชิ้นงานในรูปแบบดังนี้

การเซฟทำได้ดังนี้

1. เลือก File
2. Download as
3. Microsoft หรือ PDF document

พิเศษ! ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ที่นี่

แชร์ไฟล์กันอ่านดีมั้ยครับ?

หลังจากที่อ่านเสร็จแล้ว อยากแชร์คอนเท้นท์ดีๆ กันมั้ยครับ สามารถแชร์กันที่ [email protected]